EMS: De Brug tussen de Arbocommissie en BHV’ers

Centraliseer de veiligheidsorganisatie, blijf operationeel en compliant, behoud het overzicht en optimaliseer de bedrijfsveiligheid met EMS.

“Protocollen die een goede noodrespons moeten realiseren zijn verouderd. Hoewel dit bekend is, wordt er geen actie ondernomen, vaak door een gebrek aan overzicht.”

Regelmatig leunen organisaties sterk op het feit dat zij beschikken over voldoende BHV’ers, maar wordt er bij calamiteiten niet adequaat opgetreden. Verouderde of zelfs afwezige protocollen voor specifieke noodsituaties liggen hier vaak aan ten grondslag. Een gebrek aan overzicht en toegankelijkheid belet actualisatie en optimalisatie van deze protocollen.

Bekijk de oplossing

Protocollen

EMS biedt een centrale locatie om protocollen op te slaan, te bewerken en op te vragen. Via het platform kunnen protocollen worden toegevoegd en opgevraagd. Dankzij de centralisatie die EMS biedt, kunnen protocollen eenvoudig worden afgestemd op het bedrijfsnoodplan en de RI&E. Wanneer een protocol bijgewerkt moet worden door ontwikkelingen binnen de organisatie of branche, kan dit via EMS eenvoudig uitgevoerd worden. De toegankelijkheid die EMS biedt voorkomt uitstel en het ontstaan van onnodige risico’s.

Snelheid

Met EMS kan de arbocommissie in samenwerking met BHV’ers en andere medewerkers zorgen voor protocollen die altijd up-to-date zijn. Wanneer een calamiteit plaatsvindt, wordt direct het relevante protocol getoond en kan doelgericht en adequaat gereageerd worden om schade en escalatie te voorkomen. EMS voorkomt vertraging in de reactie en bespaart de organisatie kostbare tijd die het verschil tussen escalatie en de-escalatie kan betekenen. Gebreken in een protocol vallen door de toegankelijkheid eerder op en kunnen proactief hersteld worden.

“Zowel binnen het BHV-team als de organisatie als geheel beschikt men over onvoldoende kennis omtrent het handelen bij een noodsituatie. Hierdoor verloopt een noodrespons chaotisch en ontstaan er onnodige risico’s.”

In de praktijk blijkt een jaarlijkse BHV-cursus vaak onvoldoende om gedurende calamiteiten adequaat en doelgericht op te treden. Onzekerheid onder BHV’ers en andere hulpverleners leidt tot passiviteit, chaos en kostbaar verlies van tijd. Hierdoor kunnen veiligheidsrisico’s ontstaan die met voldoende kennis voorkomen kunnen worden.

Bekijk de oplossing

E-Learning

Omdat een jaarlijkse cursus onvoldoende is om de parate kennis van BHV’ers op peil te houden, heeft Findwhere een E-learning module ontwikkeld voor EMS. Deze E-learning module kan door gebruikers op ieder moment gebruikt worden om vragen te beantwoorden en kennis op te frissen. Dit draagt bij aan een soepele samenwerking en daadkrachtig handelen wanneer een calamiteit plaatsvindt.

Op maat

Iedere organisatie kent andere risico’s en maatregelen om deze risico’s te minimaliseren. Daarom is het mogelijk om de E-learning module van EMS tot in detail te personaliseren, zodat deze naadloos aansluit bij de organisatie. Houd de kennis van BHV’ers en andere medewerkers op peil en stem de E-learning module eenvoudig af op bestaande protocollen en noodplannen.

“Er is onvoldoende zicht op de aanwezigheid van BHV’ers. Hierdoor is onduidelijk of de organisatie compliant is en of de bedrijfsveiligheid een risico loopt.”

Iedere onderneming is verplicht voldoende BHV’ers op te leiden en moet op ieder moment beschikken over een juiste BHV-bezetting. In de praktijk is het zicht hierop vaak beperkt, waardoor het onduidelijk is of de organisatie compliant is en de bedrijfsveiligheid een risico loopt. Het ontbreekt arbocommissies vaak een de middelen om hier goed zicht op te hebben.

Bekijk de oplossing

Plattegrond

Met EMS kan op ieder moment gezien worden hoeveel BHV’ers aanwezig zijn en waar zij zich bevinden. Met behulp van een plattegrond is de locatie van iedere BHV’er zichtbaar. Bij een calamiteit worden de dichtstbijzijnde BHV’ers direct gealarmeerd en kan de onderlinge samenwerking aan de hand van de plattegrond en ingebouwde protocollen snel en doelgericht worden opgezet. Hierdoor kan met minimaal tijdverlies adequaat worden opgetreden.

Controle

Onduidelijkheid over de BHV-bezetting is verleden tijd met EMS. Ieder uur genereert EMS een rapportage waaruit blijkt of de organisatie compliant is aan regelgeving en er voldoende BHV’ers aanwezig zijn. Een grafische weergave maakt nauwkeurig inzichtelijk op welke momenten een organisatie eventueel te maken had met onderbezetting. Kwetsbaarheden binnen de veiligheidsorganisatie vallen hierdoor sneller op en kunnen direct aangepakt worden.

“Er vindt onvoldoende rapportage en evaluatie plaats na een calamiteit. Hierdoor wordt er niet geleerd van eerdere ervaringen en kunnen protocollen en plannen niet goed aangescherpt worden.”

Wanneer een calamiteit heeft plaatsgevonden, is gedegen rapportage en evaluatie essentieel om de kans herhaling te minimaliseren. Helaas laten veel organisaties hier steken vallen, waardoor risico’s blijven bestaan. Een gebrek aan samenwerking tussen arbocommissie en BHV’ers, maar ook een gebrek aan overzicht ligt hier regelmatig aan ten grondslag.
Bekijk de oplossing

Rapportages

Met EMS komt informatie beschikbaar die zonder het platform niet bereikbaar is. De software genereert uitgebreide rapportages die gebruikt kunnen worden om protocollen, plannen en processen te optimaliseren binnen de veiligheidsorganisatie. Aan de hand van een uitgebreid rapport kan het handelen tijdens een calamiteit, maar ook de aanloop naar een calamiteit tot in detail in kaart gebracht worden.

Optimalisatie

Met behulp van deze uitgebreide rapportages kan een gerichte evaluatie plaatsvinden op basis waarvan plannen en protocollen aangepast kunnen worden. Met EMS is de organisatie niet langer uitsluitend afhankelijk van persoonlijke ervaringen en getuigenissen om een calamiteit te evalueren. Doordat meer informatie toegankelijk wordt, kan er meer en beter geleerd worden van eerdere ervaringen en kunnen risico’s effectiever beperkt worden.